Informovanost zákazník

Infromovanost pro ZÁKAZNÍKY dle čl. 13 a 14 nařízení GDPR

V souladu s čl. 13 a 14 nařízení GDPR a na základě příslušného ustanovení Zásad zpracování a ochrany osobních údajů (https://www.aspena.cz/ochrana‑soukromi/) společnost Aspena, s.r.o., IČO: 607 51 185, se sídlem Brno, Veveří, Gorkého 64/15, PSČ  602 00, zapsaná v obchodním rejstříku pod sp. zn. C 19243 vedenou u Krajského soudu v Brně, jakožto správce osobních údajů (dále „Společnost“), informuje Zákazníky Společnosti o zpracování osobních údajů:

1.   Název a kontaktní údaje Společnosti

Aspena, s.r.o., IČO: 607 51 185, se sídlem Brno, Veveří, Gorkého 64/15, PSČ  602 00, e‑mail: gdpr@aspena.cz.

2.   Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Společnost není povinna mít pověřence pro ochranu osobních údajů.

3.   Účely a právní základ zpracování osobních údajů

• Za Zákazníka Společnosti je pro účely zpracování osobních údajů dle nařízení GDPR považována fyzická osoba, která:

            a)  poskytuje Společnosti své osobní údaje za účelem využití služeb Společnosti,

            b)  je oprávněná jednat jménem právnické osoby Zákazníka za účelem využití služeb Společnosti a za tímto účelem poskytuje Společnosti své osobní údaje.

• Společnost získává osobní údaje o Zákazníkovi následujícími způsoby:

• přímo od Zákazníka prostřednictvím objednávky formou e‑mailu nebo formuláře na internetových stránkách Společnosti, dále rovněž při osobní návštěvě provozovny Společnosti nebo při osobním setkání se Zákazníkem,
• z veřejně dostupných evidencí (např. obchodní rejstřík, registr živnostenského podnikání apod.), popř. sociálních sítí s tím, že v tomto případě je Zákazník požádán o souhlas se zpracováním osobních údajů.

• Získané osobní údaje Zákazníka Společnost zpracovává automatizovaně i manuálně.
• Osobní údaje Zákazníka zpracovává Společnost v souladu s nařízením GDPR za následujícími účely, přičemž postupuje na základě a v rámci níže uvedených právních titulů ke zpracování osobních údajů:

• realizace předsmluvních ujednání, resp. provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost Zákazníka – v případě, že navázání právního vztahu se Společností iniciuje Zákazník (právní titul dle čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR),
• souhlas Zákazníka se zpracováním osobním údajů – v případě, že navázání právního vztahu se Zákazníkem iniciuje Společnost, je pro zpracování osobních údajů Zákazníka v průběhu předsmluvní fáze vyžádán předchozí souhlas (právní titul dle čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR),
• plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je Zákazník – zejména identifikace a kontaktování Zákazníka, podmínky plnění smlouvy, informace nutné pro změnu obsahu smlouvy, práva a povinnosti z odpovědnosti za vady (právní titul dle čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR),
• plnění právních povinností vztahujících se na Společnost, která je účetní jednotkou a daňovým subjektem, a z tohoto důvodu uchovává dokumenty a účetní doklady, které mohou obsahovat osobní údaje Zákazníka; dále také plnění právních povinností Společnosti  v rámci odpovědnosti za vady (čl. 6 písm. c) nařízení GDPR),
• naplnění oprávněných zájmů Společnosti – zejména soudní či mimosoudní vymáhání pohledávek za Zákazníkem, zasílání newsletteru Zákazníkovi, zdokonalování poskytovaných služeb, rozvoj podnikatelské činnosti, zpracování statistik prodeje ze strany Společnosti (čl. 6 písm. f) nařízení GDPR).

4.   Kategorie a zdroj dotčených osobních údajů, nejsou‑li získány přímo od Zákazníka

• Společnost získává osobní údaje Zákazníků buď přímo od zákazníka, nebo z veřejně dostupných zdrojů (obchodní rejstřík, registr živnostenského podnikání a další veřejné evidence), rovněž využívá Zákazníkem dobrovolně zveřejněné informace na sociálních sítích.
• Nejsou‑li osobní údaje získány přímo od Zákazníka, Společnost tímto v souladu s nařízením GDPR oznamuje, že o Zákazníkovi bude zpracovávat následující osobní údaje: identifikační a kontaktní údaje v rozsahu: jméno, příjmení, adresa, e‑mailová adresa, telefonní číslo, IČO, DIČ a dále provozní údaje (např. platební údaje, údaje získané plněním smlouvy).
• Společnost zpracovává zvláštní osobní údaje Zákazníka pouze tehdy, jsou‑li předmětem zakázky. V tomto případě je Společnost v postavení zpracovatele osobních údajů pro Zákazníka (např. jsou‑li součástí překládaného dokumentu informace o zdravotním stavu).

5.   Oprávněné zájmy Společnosti

Společnost využívá zejména následující oprávněné zájmy v oblasti zpracování osobních údajů:

• marketing – zasílání newsletteru Zákazníkovi zavedenému do IS Společnosti za účelem udržení a zvýšení informovanosti o službách Společnosti,
• vymáhání pohledávek – soudní či mimosoudní vymáhání případných pohledávek za Zákazníkem,
• zdokonalování poskytovaných služeb a rozvoj podnikatelské činnosti, statistiky prodeje apod. – společnost se neustále snaží na základě vlastní iniciativy i podnětů od Zákazníka vylepšovat poskytované služby, a to při zachování co nejmenší míry zásahů do práv na ochranu osobních údajů jednotlivců.

6.   Příjemci osobních údajů

Společnost si vyhrazuje právo zpřístupnit osobní údaje Zákazníka zaměstnancům Společnosti, pokud je to nezbytné k plnění jejich pracovních povinností, a dále zpracovatelům, s nimiž má Společnost uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů (např. pro účetní, IT a marketingové služby), a případně dalším osobám a institucím v souladu s právními předpisy, zejména státním orgánům a jiným orgánům veřejné správy na základě zákonné povinnosti poskytnout osobní údaje.
Vyskytují‑li se osobní údaje Zákazníka nebo třetích osob v předmětu zakázky (např. v překládaném dokumentu), má Společnost postavení zpracovatele těchto osobních údajů a s osobními údaji nakládá výhradně dle pokynů Zákazníka upravených ve smlouvě se Zákazníkem. Pro tyto případy si Společnost vyhrazuje právo postoupit osobní údaje obsažené v předmětu zakázky dalšímu zpracovateli při zachování zabezpečení těchto osobních údajů.

7.   Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci

Společnost nemá v úmyslu předávat osobní údaje do třetí země mimo EU nebo mezinárodní organizaci.

8.   Doba uložení osobních údajů

Osobní údaje Zákazníka budou Společností uchovány po dobu trvání smlouvy se Zákazníkem nebo po dobu 10 let od zavedení osobních údajů Zákazníka do IS Společnosti. Po ukončení trvání smlouvy se Zákazníkem budou osobní údaje Zákazníka dále uchovávány ke splnění právních povinností dle příslušných zákonů (zejména v oblasti účetní a daňové) a současně po dobu 10 let od realizace poslední zakázky z titulu výše uvedených oprávněných zájmů Společnosti.

9.   Práva Zákazníka ke zpracovávaným osobním údajům

Zákazník může u Společnosti uplatnit následující práva ve vztahu ke svým osobním údajům, a to formou e‑mailu na adrese gdpr@aspena.cz:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu,
• právo na výmaz,
• právo na omezení zpracování po určitou dobu,
• právo na přenositelnost,
• právo vznést námitku proti zpracování z důvodu oprávněného zájmu.

10.   Právo odvolat souhlas

Je‑li zpracování osobních údajů založeno na souhlasu, může Zákazník tento souhlas kdykoli odvolat e‑mailem na adrese gdpr@aspena.cz.

11.   Právo podat stížnost

Zákazník má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, domnívá‑li se, že zpracováním jeho osobních údajů došlo k porušení nařízení GDPR.

12.   Zákonný/smluvní požadavek poskytnout osobní údaje

Poskytnutí osobních údajů Zákazníka je primárně smluvním požadavkem. Důsledkem neposkytnutí osobních údajů Zákazníkem je neuzavření smlouvy.

13.   Automatizované rozhodování včetně profilování

Osobní údaje Zákazníka nejsou předmětem automatizovaného rozhodování ani profilování.